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원활한 오피스 365 마이그레이션을 위한 계획 수립 전략



원활한 오피스 365 마이그레이션을 위한 계획 수립 전략

오피스 365 마이그레이션을 성공적으로 달성하는 비결이 궁금하신가요? 가장 중요한 것은 ‘철저한 계획’입니다. 온프레미스 환경에서 마이크로소프트 클라우드로 마이그레이션하든, 통합 또는 인수합병에 따라 테넌트 간 마이그레이션을 수행하든 가장 핵심은 ‘계획’입니다. 첫 번째 마이그레이션 작업을 실행하기에 앞서 소스 환경에 대한 정확하고 완전한 이해, 타겟 환경에 대한 명확한 비전, 그리고 이동을 위한 문서화된 전략을 갖추어야 합니다.


이번 포스트에서는 오피스 365 마이그레이션의 핵심적인 부분과 각 부분에서 일반적으로 계획하기 어려운 부분을 살펴보겠습니다. 그런 다음 보안, 확장성, 테스트와 같은 주요 우려 사항과 관련된 계획을 수립하기 위한 최선의 방법을 구체적으로 살펴봅니다.


오피스 365 마이그레이션의 세부 사항 계획하기

오피스 365 마이그레이션은 부분적으로 매우 복잡합니다. 관련된 조각이 매우 많기 때문입니다. 익스체인지(Exchange), 쉐어포인트(SharePoint), 원드라이브(OneDrive), 팀즈(Teams) 외에도 많은 조각이 있습니다. 마이크로소프트는 일부 조각의 마이그레이션에 도움이 되는 꽤 잘 만들어진 툴을 제공하지만, 그렇지 않은 조각에 대해서는 API조차 제공하지 않습니다. 오피스 365 마이그레이션의 핵심적인 부분을 효과적으로 계획하기 위한 검증된 전략을 살펴보겠습니다.


익스체인지(Exchange)

익스체인지는 보통 오피스 365 마이그레이션에서 가장 쉬운 부분입니다. 대부분의 관리자는 관련된 작업 단계에 익숙하며, 사서함 및 권한 마이그레이션을 위한 네이티브 툴은 오랜 시간에 걸쳐 많이 발전했습니다.


그럼에도 불구하고 신중한 계획은 필수적입니다. 모든 현대 기업에서 이메일은 여전히 중요한 툴이며 특히 익스체인지는 회의 일정 예약, 다른 사용자의 가용 시간 조회와 같은 다른 핵심적인 기능도 제공합니다. 마이그레이션의 어느 지점에서 사용자가 이런 기능을 사용할 수 없게 되면 비즈니스는 타격을 입습니다. 따라서 새 플랫폼으로 마이그레이션된 사람과 그렇지 않은 사람을 불문하고 모든 사용자가 계속해서 이메일을 송수신하고 다른 사람들의 가용 시간을 조회할 수 있도록 철저한 공존 계획을 수립해야 합니다.


PST 파일을 처리할 방법도 계획해야 합니다. 많은 사용자가 PST 파일을 선호합니다. 이메일 메시지 및 기타 아웃룩(Outlook) 항목을 로컬 컴퓨터에 저장하면 메일 서버의 사서함 할당량에 신경 쓰지 않고 언제든 사용할 수 있기 때문입니다. 하지만 관리자는 나름의 타당한 이유로 PST 파일을 싫어합니다. PST 파일은 적절히 백업하거나 보존 정책상 필요에 따라 전자증거개시(eDiscovery)에 포함하거나 삭제하기 어렵고 경우에 따라서는 아예 불가능합니다.


어느 쪽이든 PST 파일에는 중요한 비즈니스 정보가 포함되는 경우가 많으므로 마이그레이션을 계획할 때 해당 데이터를 클라우드로 옮길 것인지, 옮길 경우 어떤 방법을 사용할 것인지 세부적으로 명시해야 합니다. 최선의 방법은 기존 PST 파일의 인벤토리를 작성하고 마이그레이션 프로세스 중에 불필요한 데이터를 걸러내고 PST 파일과 사용자 사서함에 모두 존재하는 메시지의 중복을 제거하는 데 도움이 되는 서드파티 오피스 365 마이그레이션 솔루션을 사용하는 것입니다.


원드라이브(OneDrive)

원드라이브로 데이터를 마이그레이션하는 것은 일반적으로 쉽고 간단합니다. 그러나 문서 버전 및 각 문서와 관련된 권한과 메타데이터를 보존하기 위한 계획을 수립해야 합니다. 필터링 기능을 제공하는 마이그레이션 솔루션을 사용하면 원치 않는 데이터를 마이그레이션에서 제외해 프로세스 속도를 높이고 깔끔하고 관리하기 쉬운 타겟 환경을 구성할 수 있습니다.


원드라이브 마이그레이션 계획에서 다루어야 할 복잡한 부분은 외부 공유 링크를 포함한 링크입니다. 링크는 마이그레이션 중에 깨지는 경우가 많으므로 내외부 관계자들에게 알리기 위한 커뮤니케이션 계획과 깨진 링크를 찾아 수정하기 위한 전략을 마련해야 합니다. 정책과 디지털 권한은 플랫폼 및 기업에 따라 다를 수 있으므로 데이터에서 링크를 재생성하기 전에 검토하고 조정하는 전략이 필요합니다.


쉐어포인트(SharePoint)

쉐어포인트 콘텐츠 자체를 옮기는 일은 간단한 편입니다. 그러나 쉐어포인트의 역할은 단순한 문서 저장소보다 훨씬 넓습니다. 많은 기업이 고도로 맞춤 구성된 쉐어포인트 설치 환경과 복잡한 웹 파트, 서드파티 및 맞춤형 애플리케이션과 복잡한 워크플로우를 보유하고 있습니다. 단순히 문서와 라이브러리를 클라우드로 옮긴다고 해서 지금껏 사용자들이 쉐어포인트를 통해 얻은 가치도 함께 이전되는 것은 아닙니다.


또한 새로운 최신 쉐어포인트 환경은 기업에서 유리하게 활용할 수 있는 혜택을 풍부하게 제공합니다. 오피스 365 마이그레이션은 쉐어포인트를 단순히 옮기는 것에 그치지 않고, 쉐어포인트를 더욱 강력하고 유용한 자산으로 변환하기 위한 기회입니다. 그러나 기업은 이런 작업에 따르는 중요한 과제를 숙지해야 합니다.


타겟 쉐어포인트 환경에 대한 최종적인 비전이 무엇이든 그 비전에 이르기 위한 열쇠는 신중한 계획입니다. 사용자가 필요한 모든 기능을 갖춘 쉐어포인트 마이그레이션 솔루션은 기업의 현재 환경을 철저히 파악하고 견고한 마이그레이션 전략을 수립하는 데에 큰 도움이 될 수 있습니다.


팀즈(Teams)

팀즈는 마이크로소프트 클라우드 생태계의 대표적인 최신 요소이며 그 인기가 폭발적으로 증가하고 있습니다. 아직 팀즈를 사용하지 않는다면 오피스 365 마이그레이션이 팀즈를 도입할 좋은 기회가 됩니다. 이미 팀즈를 사용하고 있으며 테넌트 통합 또는 인수합병에 따라 마이그레이션을 수행하는 경우라면 마이그레이션은 팀즈 환경을 정리하고 최적화할 기회가 됩니다.


팀즈 마이그레이션을 계획할 때는 데이터부터 시작해야 합니다. 저장된 문서뿐 아니라 팀의 원노트(OneNote), 캘린더 등에 있는 데이터도 모두 포함됩니다. 또한 대화와 채널을 어떻게 마이그레이션할지도 계획하고 테넌트를 병합하는 경우에는 중복되는 이름도 해결해야 합니다. 참고로 팀즈 마이그레이션을 위한 API는 상대적으로 새로운 요소에 속합니다. 따라서 최신 발전에 보조를 맞출 역량을 가진 마이크로소프트 파트너가 제공하는 서드파티 솔루션을 사용하면 큰 도움이 될 수 있습니다.


마이그레이션 계획을 위한 더욱 폭넓은 고려 사항

지금까지 효과적인 오피스 365 마이그레이션 계획의 중요한 세부 사항을 살펴봤으니, 이제 시야를 넓힐 차례입니다. 마이그레이션의 어느 부분에 초점을 두는지 상관없이 모든 상황에서 적용되는 전반적인 관심사를 알아보겠습니다. 보안과 확장성, 테스트가 대표적인 고려 사항입니다.


보안

오피스 365 마이그레이션 프로세스 전반에서 데이터의 보안을 보장하는 것은 필수입니다. 데이터 손실 또는 데이터 침해는 가장 달갑지 않은 사고입니다. 물론 마이그레이션을 시작하기 전에 소스 환경을 백업하는 것이 최선의 방법이지만, 기업은 마이그레이션 계획 시 보안과 관련된 부가적인 예방책도 마련해야 합니다.


수동 툴과 프로세스를 사용하는 경우에는 보안을 직접 다뤄야 하는데, 이는 상당히 부담스러운 작업입니다. 고된 작업 없이 보안을 개선하기 위해서는 다음과 같은 기능이 포함된 마이그레이션 솔루션을 사용하는 것이 좋습니다.


- ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018:2019 등 데이터 보안과 개인정보 보호에 대한 국제적으로 인정되는 표준 준수

- 독립적인 감사와 평가를 거친 SOC 1 및 SOC 2 보고서. 해당 솔루션 업체가 안전하고 기밀이며 가용성 높은 IT 서비스를 제공하기 위한 적절한 통제 수단을 갖고 있음을 보장합니다.

- 마이크로소프트 애저(Microsoft Azure) 데이터센터의 애저(Azure)를 기반으로 구축됨. 마이크로소프트 애저 데이터센터는 최고 수준의 물리적 보안을 갖추었으며, 세계에서 가장 안전하고 철저히 보호되는 데이터센터로 인정받고 있습니다.

- 데이터 암호화, 고객 데이터의 적절한 분리, 안전한 네트워크 커뮤니케이션, 사용자 인증 및 단일 액세스 제어 계층을 포함한 여러 보안 계층

- 마이그레이션 중 특정 작업을 수행하기 위해 관리 계정에 세부적으로 권한을 부여하는 기능

- 모든 마이그레이션 작업에 대한 시야를 제공하는 명확한 프로젝트 관리 대시보드 및 세부적인 감사와 보고


타겟 환경의 보안에 대해서도 생각해야 합니다. 마이그레이션 계획에 그룹, 그룹 멤버십, 권한 및 워크플로우의 정확한 마이그레이션을 포함해 사용자가 오버프로비저닝되지 않고 데이터가 필요 이상으로 노출된 채 방치되지 않도록 하십시오.


확장성

프로젝트를 적시에 완료하기 위한 방안도 마이그레이션 계획에 반드시 필요합니다. 마이그레이션하는 데이터의 양에 따라 접근 방식의 확장성에 초점을 맞추어야 할 수 있습니다. 일부 마이그레이션 툴은 워크로드를 여러 시스템으로 자동으로 분산해 여러 마이그레이션 작업을 동시에 실행할 수 있으며, 일부 SaaS(Software-as-a-Service) 솔루션은 플랫폼 아키텍처에 따라 프로젝트 기한을 맞추기 위한 시스템을 충분히 확보하기 위해 자동으로 확장됩니다.


테스트

마이그레이션 계획을 수립하고 문서화하는 것에서 끝나는 것이 아닙니다. 테스트를 해야 합니다. 테스트를 하면 거의 항상 빈틈과 문제 영역이 발견됩니다. 적절히 계획을 수정하고 다시 테스트합니다. 자체 프로세스뿐 아니라 확장성과 처리량에 대한 솔루션 벤더의 주장도 테스트해야 합니다.


테스트에 많은 시간을 투입하는 것처럼 느껴질 수 있지만 그만한 가치가 있는 투자입니다. 실제 마이그레이션 중에 문제가 발생하면 수정하는 데 훨씬 더 오랜 시간이 걸리고 다운타임부터 보안 침해에 이르기까지 비즈니스에 심각한 타격을 입게 됩니다.


결론

마이그레이션 성공을 정확히 가늠하는 척도는 간단합니다. 사용자가 새로운 환경에 만족하고 높은 생산성을 발휘하는지 질문하면 됩니다. 이 질문에 긍정적인 답을 얻을 수 있는 열쇠는 적절한 계획입니다.


마이크로소프트 플랫폼 관리나 마이그레이션 준비에 어려움을 겪고 계시거나 궁금한 점이 있으시면 퀘스트의 전자책을 참고하거나 퀘스트소프트웨어 코리아로 언제든 문의주시기 바랍니다.



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